À quand remonte la dernière fois où vous avez cherché à l’améliorer? S’il n’a pas été examiné au cours de la dernière année, vous devriez vous inquiéter de la situation.

Peut-être avez-vous estimé qu’un examen précédent avait suffi à l’optimiser. Vous croyez peut-être que votre processus opérationnel fonctionne efficacement et que son examen n’est pas une priorité, mais vous devriez y repenser.

Les processus d’amélioration continue se traduisent par des gains pour le bénéfice net, avec l’ensemble des changements technologiques, les nouvelles pratiques de gestion d’entreprise et de méthodes de fabrication et les initiatives de qualité. Vous devriez considérer que l’une des principales raisons d’échec pour une entreprise est de reproduire la même erreur jusqu’à ce qu’il soit trop tard.

Lorsque nous y repensons, il est fréquent de rationaliser nos échecs comme étant de « simples erreurs » qui sont liées à une mauvaise nomenclature des produits, une liste erronée des articles en stock, un manque de contrôle de la qualité des produits, des livraisons en retard ou des systèmes internes inefficaces, pour n’en nommer que quelques-uns. Ces échecs entraînent des pertes et un manque de ressources financières, qui sont attribuables à une seule cause : l’incapacité de s’adapter et d’optimiser les processus internes nécessaires pour gérer plus efficacement une entreprise.

En tant que propriétaire ou directeur général, est-ce que vous maîtrisez les processus internes de votre entreprise et pouvez-vous les évaluer avec les objectifs établis par vos indicateurs clés de performance? Savez-vous si votre processus est optimal? Avez-vous un plan d’action pour une amélioration continue? Si vous n’avez pas de plan d’action ou si vous êtes incertain, voici certaines indications sur la cause des échecs et des conseils avisés sur l’évaluation de votre propre processus opérationnel.

Élaborer un processus d’examen de la gestion avec les objectifs des indicateurs clés de performance (ICP)

L’examen de votre processus interne commence par la définition de vos indicateurs clés de performance. Il s’agit rarement des indicateurs classiques utilisés dans les états financiers et il est important de ne conserver que de 5 à 10 indicateurs. Ce sont les objectifs qui vous permettront d’atteindre des résultats financiers positifs.

Pour une entreprise de traitement des matières plastiques, ces indicateurs clés de performance (ICP) peuvent inclure:

• Les nouvelles ventes de produit
• Le prix par livre vendue
• La contribution générée par la production (c’est-à-dire la valeur des ventes moins les coûts des matériaux) pour chaque quart de travail
• Le % de la capacité disponible utilisée
• Le % de matériel rebroyé généré par livre de résine vierge
• Le % de livraisons à temps
• La valeur des retours pour n’en nommer que quelques-uns

Ces indicateurs clés de performance peuvent varier en fonction de votre type de traitement du plastique et du type de produits que vous produisez pour des marchés spécifiques. Il est extrêmement important d’identifier les résultats pour permettre aux gestionnaires de discuter des mesures et des contrôles à adopter pour atteindre leurs objectifs. Cela se traduira rapidement par des améliorations du processus.

TLes propriétaires d’entreprise et les directeurs généraux doivent assumer pleinement leurs responsabilités en définissant les indicateurs clés de performance et ils doivent mettre en place en temps opportun un processus d’examen de la gestion avec la collaboration des gestionnaires responsables de ces indicateurs. Les gestionnaires doivent être habilités à assumer les responsabilités définies dans les réunions d’examen de la gestion afin de suggérer et d’adopter de manière proactive les modifications nécessaires du processus dans le but d’atteindre de meilleurs résultats.

Optimisez vos processus de ventes, d’ingénierie, de fabrication, de collecte de données, de distribution et de comptabilité

N’avez-vous jamais pris le temps d’analyser votre gestion interne des commandes?

Pourquoi ne pas examiner l’ensemble des étapes en commençant par la façon dont les nouvelles commandes sont créées, comment la production est planifiée et suivie (c’est-à-dire quel a été le temps de cycle et le coût réel atteint), ainsi que l’utilisation de la capacité et les niveaux de rejets et de matériel rebroyé. Vous devez peut-être vous questionner sur la manière de garantir et d’enregistrer la qualité et d’effectuer le suivi des processus comportant de multiples étapes jusqu’à la livraison. Vous pouvez également évaluer l’effort nécessaire pour générer la paperasserie incluant la commande, le bon de commande, l’ensemble des documents d’expédition jusqu’à la facture et si chaque étape est effectuée de manière efficace pour vous assurer que rien n’est oublié et que tout est dûment consigné dans votre état financier.

Comprendre où vous vous situez dans chacun de ces processus est la clé pour trouver des améliorations qui peuvent se traduire par les résultats que vous souhaitez atteindre. Comme dans les sports, la différence qui sépare la première place de la deuxième et parfois même de la dernière place est extrêmement mince. Affiner vos processus pour qu’ils conservent la première place représente un défi constant. Avant de déployer un système, une compréhension approfondie d’un processus optimal doit être documentée et identifiée. Voici quelques exemples:

• Ventes : la recherche de ventes à l’arrivée et au départ, les activités reliées aux foires commerciales, les activités de ventes, depuis la recherche de clients potentiels aux commandes confirmées.
• Ingénierie : les étapes de la conception des nouveaux produits, l’interaction avec la production et le client durant les tests des nouveaux produits, les procédures de suivi et les rapports d’évaluation de la qualité, les activités d’entretien préventif et les processus de modification technique.
• Fabrication et collecte de données : les étapes de planification de la production selon les priorités, le suivi précis de la production des rejets et des produits finis et du matériel rebroyé en temps réel, la déclaration des coûts réels et de la rentabilité par quart de travail en utilisant le compte des automates programmables et des appareils d’entrée de données présents à l’usine.
• Distribution : la planification des réceptions et des livraisons, des ventes, des exigences d’achat et des prévisions, le processus d’examen de la tarification de la manutention et des changements de prix des matières premières, qui sont essentiels pour l’industrie des plastiques.
• Comptabilité : le flux de transactions des comptes créditeurs et débiteurs intégrés dans un système de commande, de facturation et d’achat, et la production des résultats du grand livre général aux états financiers et le processus de définition des indicateurs clés de performance, les interactions comptables des coûts et l’automatisation de tous ces processus

Obtenez les bons gestionnaires pour diriger les principaux secteurs de l’entreprise, peut-être même avec une aide externe

Le recrutement des meilleurs candidats pour les bons postes de gestion est un prérequis pour toute entreprise qui a réussi. Ces ressources doivent être des spécialistes dans leur domaine d’activité et posséder le profil naturel et la bonne attitude pour l’emploi. La formation et le mentorat contribuent à améliorer les compétences et l’attitude, mais il est important de réunir les bonnes personnes à la table d’examen de la gestion. Les risques d’échec augmentent plus vous vous éloignez du candidat idéal.

Alors que ces gestionnaires peuvent avoir les compétences et l’attitude de base, vous ne devez pas présumer qu’ils sont des spécialistes dans des domaines précis. Le recrutement d’un spécialiste pour atteindre l’excellence de processus spécifiques ou pour mettre en œuvre des programmes de développement des ventes à l’arrivée, pour améliorer le rendement avec la méthode Six Sigma et augmenter votre compétitivité, par exemple, vous garantira que vous investissez vos efforts dans la bonne direction.

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