Combien de fois par année devez-vous appeler vos clients pour demander une prolongation de délai?
Combien de fois par semaine devez-vous déplacer des montagnes pour répondre aux exigences d’une production de dernière minute de vos clients?
Un client va acheter une première fois auprès de votre entreprise sur la base des promesses faites; par la suite, cela dépend de la manière dont vous avez respecté vos engagements. Et vous devrez tenir vos promesses à chaque livraison… sinon, il pourrait ne pas y avoir de prochaine fois.
Une entreprise fait une promesse chaque fois qu’elle accepte une commande avec une date de livraison spécifiée. Et il n’y a pas de doute que l’entreprise a bien l’intention de respecter ces échéances. Mais la réalité parfois nous contrarie – des erreurs, des surprises ou simplement une mauvaise planification peut vous empêcher de livrer aux dates prévues.
Les transformateurs de matières plastiques et leurs clients ne doivent pas être les victimes de ces délais de livraison. Les erreurs de base et les principaux obstacles pour ne pas livrer dans les délais impartis peuvent tous être évités.
Obstacle : les pénuries de matériel
Les pénuries de matériel peuvent saboter le calendrier de production le mieux planifié et provoquer de dommages à la productivité et au délai d’exécution. Il peut sembler que les pénuries de matériel ne sont pas un problème majeur dans une industrie qui traite souvent avec un nombre relativement peu élevé de matières premières, qui sont approvisionnées par larges quantités. Cependant, de telles pénuries surviennent trop fréquemment et elles sont reliées à plusieurs causes faciles à identifier.
La plupart des transformateurs de matières plastiques effectuent une comptabilité et une déclaration rétroactive du matériel parce qu’il est difficile, sinon impossible, d’enregistrer leur utilisation en temps reel.
Une comptabilité rétroactive consiste à déduire la quantité de matière première, les additifs et les autres articles d’inventaire en tenant pour acquis qu’ils ont été utilisés lorsque les produits à livrer sont déclarés terminés. Une comptabilité rétroactive peut très bien fonctionner tant que les produits finis sont déclarés avec exactitude et en temps opportun. Cependant, la seule façon de garantir une déclaration précise et en temps opportun est par un enregistrement automatisé des données. Votre inventaire et vos systèmes PBM et ERP devraient offrir un soutien à la déclaration directe par des écrans tactiles sur le plancher de l’usine, des lecteurs de code à barres et une interconnexion directe entre les machines par des automates programmables, avec un suivi et des mises à jour en temps réel de la base de données.
Un autre problème relié à la comptabilité rétroactive est sa dépendance à l’égard de la nomenclature des produits (recette originale ou alternative, formule) pour spécifier son utilisation prévue. Les nomenclatures n’incluent pas toujours une provision pour les pertes, la gâche au démarrage ou une utilisation inhabituelle du matériel (les rejets et les autres questions de qualité). Une quantité comptabilisée à rebours est une procédure courante. Les travailleurs d’usine doivent être encouragés à déclarer cette utilisation supplémentaire au moment où elle se produit, pour que les registres d’inventaire demeurent précis.
N’oubliez pas que des arrêts de travail peuvent survenir suite à un manque en apparence insignifiant de pièces et de matériaux. Ne pas avoir suffisamment de bouchons, d’inserts, d’enveloppes, de boîtes ou d’autres accessoires peut retarder les livraisons tout autant que de manquer de pastilles ou de granulés. Et quelquefois le composant requis est disponible, mais ne peut pas être retrouvé à temps pour maintenir la production sans modifier l’échéancier. Un suivi de l’inventaire doit être effectué en permanence en utilisant une technologie appropriée pour obtenir une précision en temps réel (à l’aide de codes à barres, d’écrans tactiles, des afficheurs sur les chariots élévateurs et des dispositifs), accompagné de processus de validation approprié comme le dénombrement périodique.
Les modifications d’une recette ou de la nomenclature des produits peuvent également déséquilibrer la disponibilité de votre inventaire alors que le système peut soustraire le mauvais matériel, ce qui fausse les données de l’inventaire à la fois pour le matériel ancien et nouveau. Des modifications techniques ou du bon de commande doivent également envoyer un signal aux responsables de l’inventaire et des priorités d’achat doivent être établies pour prévoir un approvisionnement, avant de faire face à une pénurie de matériel. Les recettes alternatives (substitutions) représentent également un défi pour une comptabilité précise de l’inventaire et la planification. Lorsque des recettes alternatives sont utilisées, assurez-vous que les données exactes sont transmises au système de suivi pour conserver les registres à jour.
ALes dépassements de production représentent une autre cause fréquente de pénurie. Une tentation courante est de faire fonctionner l’équipement après que la quantité requise soit terminée – d’utiliser les caisses ou les contenants de matériel jusqu’à la fin du quart de travail, ou jusqu’au prochain temps d’arrêt, avant d’effectuer les modifications, en croyant que ce sera plus économique. Le problème est qu’une certaine quantité de matériel est prévue et qu’une utilisation supplémentaire devrait être réservée pour une prochaine commande. Même si les données transmises sont exactes, une consommation supplémentaire de matériel peut provoquer une pénurie parce que l’approvisionnement exige du temps et peut ne pas survenir avant qu’une nouvelle série de production n’exige ce matériel. La solution : prévoir la demande de matériel par la planification des besoins de matières (PBM) et surveiller le niveau de stock de sécurité et les utilisations imprévues, tout en incitant les opérateurs à ne pas dépasser les quantités prévues.
Obstacle : les temps d’arrêt imprévus de l’équipement
Il est inutile de souligner que les temps d’arrêt imprévus de l’équipement peuvent perturber profondément la planification et ne pas permettre le respect des engagements envers le client. Un programme d’entretien préventif peut garantir un fonctionnement en douceur de la machinerie, mais cet entretien doit être communiqué et visible à tous les intervenants dans le calendrier de production. Il est essentiel de réserver un temps pour l’entretien de l’équipement dans le calendrier de production pour prévenir les interruptions. Assurez-vous que des machines multiples ou essentielles à la production ne sont pas hors service en même temps à des fins d’entretien, à moins que les processus soient reliés et interdépendants, auquel cas des calendriers d’entretien coordonnés pourraient optimiser la disponibilité des ressources.
Chaque engagement non tenu est une opportunité pour un compétiteur de prendre votre place et de conclure un contrat qui devrait vous revenir. Les clients s’attendent à ce que les engagements soient respectés, comme convenus et en temps voulu. L’incapacité de livrer à temps peut détruire le lien de confiance entre vous et votre client. Regagner cette confiance après un tel échec est toujours difficile, voire souvent impossible.