MRPII/ERP for Plastics Processors

Melvin O’Leary, président et chef de la direction de Meredith Springfield, un mouleur par extrusion-soufflage de bouteilles et d’objets creux basé à Agawan, Massachusetts, savait qu’il devait y avoir un moyen plus efficace de faire le suivi et de stocker des données d’entreprise qu’ailleurs que dans de multiples feuilles de calcul Excel.

And so in May 2005 the firm bid farewell to Excel in favour of Montreal-based CyFrame’s ePlant enterprise resource planning (ERP) software, which allows them to aggregate data previously stored in numerous spreadsheets into one Oracle Corp. database.

C’est ainsi qu’en mai 2005, l’entreprise a fait ses adieux au format Excel et a opté pour le logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) de CyFrame, une société basée à Montréal. Cette solution leur a permis de regrouper les données précédemment stockées dans des feuilles de calcul dans une seule base de données Oracle.

« L’objectif principal que j’avais était de retirer le plus possible le volet intervention manuelle dans la compilation et la gestion des données », déclare O’Leary. « Nous utilisons vraiment le logiciel pour contrôler la gestion des commandes par l’entremise de notre entreprise et pour nous permettre de fournir en temps réel des mesures de production et financières à tous, jusqu’au personnel sur le plancher », rajoute-t-il.

Avant la mise en œuvre de CyFrame, Meredith Springfield stockait ses données dans de nombreux tableurs Excel en parallèle. Des feuilles de calcul distinctes étaient utilisées pour faire le suivi de chaque aspect des activités de l’entreprise — les commandes, les données de l’atelier, les stocks, la production de listes d’emballage et d’envoi, les comptes débiteurs. Et après avoir reçu un paiement pour un mandat, une autre était utilisée comme grand livre général.

« Le maintien de feuilles de calcul Excel pour obtenir l’information que nous voulions exigeait trop de main-d’œuvre et mobilisait un trop grand nombre de membres du personnel de bureau », explique O’Leary. « Et parce qu’il y avait tellement d’intervention manuelle dans l’information, cette dernière n’était souvent pas aussi précise qu’on l’aurait voulu. »

« Maintenant, lorsque nous saisissons une commande, un numéro de commande suit tout le projet dans l’usine; ePlant imprime automatiquement une liste d’emballage, un bon de connaissement d’envoi, met à jour les comptes débiteurs et le grand livre général, et ce, sans aucune intervention manuelle, sauf pour le codage à barres de l’envoi », poursuit-il.

Cela est possible, car ePlant permet aux données d’être agrégées en une seule base de données Oracle. L’agrégation des données améliore la précision, car il n’y a plus de multiples versions de l’information et que l’intervention manuelle a été réduite au minimum.

De plus, Meredith Springfield a réduit de 300 000 $ (US) ses coûts salariaux en supprimant les tâches onéreuses et fastidieuses de saisie et de maintien de données dans de nombreux tableurs, fait remarquer O’Leary.

Avant ePlant, les rapports basés sur l’information stockée dans Excel ne fournissaient pas la mesure la plus précise du rendement de l’entreprise, ajoute-t-il. Il n’était pas rare, par exemple, qu’un problème passe inaperçu jusqu’à ce que quelqu’un ait le temps d’entrer les données de fabrication dans Excel et de calculer les résultats, auquel point la possibilité de rectifier le problème était déjà passée, dit-il. Et quand les données étaient finalement recueillies et présentées sous forme de rapport, il était souvent trop tard pour faire quoi que ce soit.

Maintenant, cependant, « la pyramide [de l’information] a été renversée », explique O’Leary. Les rapports sont plus précis, car il n’y a plus de multiples versions et que l’intervention manuelle a été réduite au minimum. Tous les jours, le rendement des machines est assuré.

Et parce que les données sont mises à jour en temps réel, Meredith Springfield peut prendre des décisions commerciales fondées sur l’information la plus récente. « Nous nous sentons davantage en mesure de gérer nos activités, car nous recevons en temps réel des mesures du rendement financier qui nous aident à faire des changements rapides », déclare O’Leary. « Nous n’avons pas à attendre à la fin du mois pour voir nos résultats. Nos superviseurs connaissent en tout temps leur niveau de production; et cette sensibilisation a été acheminée jusqu’au niveau des machines. Les opérateurs de machine savent à quel moment souligner le fait qu’un élément ne va pas bien », continue O’Leary.

En outre, étant donné que ePlant regroupe et stocke les données de fabrication non seulement sur les processus de fabrication, mais aussi sur les stocks, les achats, les commandes, l’approvisionnement des matériaux et les finances, pour n’en nommer que quelques-uns, il permet à Meredith Springfield d’accorder une valeur financière à chaque volet du processus de fabrication et de fourniture.

Plan d’approvisionnement

Ce projet, Meredith Springfield ne s’y est toutefois pas lancé du jour au lendemain, note O’Leary.

« La mise en œuvre concrète s’est faite après des mois de préparation et des années de recherche », dit-il.

Tout d’abord, la société s’est penchée sur les systèmes ERP généraux de plus grande envergure, ceux de SAP AG et d’IBM Corp. entre autres, et les ont automatiquement mis de côté parce qu’ils étaient non seulement trop chers, mais beaucoup trop globaux pour le moulage par extrusion-soufflage, dit O’Leary.

Deuxièmement, Meredith Springfield s’est fixé un budget de 200 000 $ (US) pour l’ensemble du projet, y compris le matériel, les logiciels, les licences et la formation.

« Nous avons jugé qu’il s’agissait d’un budget réaliste, car il y avait des logiciels qui étaient dans la gamme des 50 000 $ à 100 000 $ (US) et nous ne pouvions pas imaginer avoir à mettre un 100 000 $ ou 150 000 $ (US) de plus pour en arriver là où nous le voulions. »

Troisièmement, l’entreprise a examiné les logiciels ERP généraux qui s’inscrivaient dans la gamme de prix qu’elle recherchait, mais a découvert que ces programmes ne comprenaient pas l’industrie de la transformation des plastiques, notamment les diverses mesures spécifiques dont Meredith Springfield a besoin, les normes de production et d’efficacité, la disponibilité et le temps d’arrêt, par exemple.

« Ces concepts n’existaient pas dans certains ensembles que nous avons vus », explique-t-il. « Et nous aurions dû repartir presque de zéro pour une solution entièrement personnalisée. »

C’est à ce moment que l’entreprise s’est tournée vers des programmes spécifiques aux matières plastiques. Après s’être arrêtée sur trois candidats — O’Leary ne veut pas nommer les deux autres — elle a finalement choisi CyFrame parce que la société démontrait un intérêt dans le concept de gestion de l’information recherché. Et elle a accepté de s’associer avec Meredith Springfield pour personnaliser le système en fonction de ses besoins spécifiques.

Adoption des employés

Mais le plus grand défi n’était pas tant l’approvisionnement ou la mise en œuvre, c’était de gagner la confiance des travailleurs dans l’usine — qui n’étaient pas de grands spécialistes en informatique — et de leur faire adopter la technologie, déclare O’Leary.

« La première fois que nous avons entamé la mise en œuvre, nous avions des ordinateurs avec claviers, souris, moniteurs et lecteurs de codes à barres, et ils devaient passer par une série de frappes, de clics de souris et de codes à barres pour saisir l’information de production », dit-il.

Cela n’a pas été bien reçu des travailleurs. Meredith Springfield a donc tout retiré, a consulté CyFrame et a reconfiguré le système en utilisant des clients légers, des écrans tactiles et des lecteurs de codes à barres — un système beaucoup plus simple.

« Ce fut un succès quasi immédiat », dit-il. Et O’Leary estime que l’ensemble du projet est un succès. Jusqu’à présent, l’entreprise a mis en place environ 80 pour cent du système et prévoit faire une pleine mise en œuvre au début de 2007. En outre, le projet est demeuré dans les limites du budget alloué, souligne-t-il.

« Nous avons réduit la main-d’œuvre nécessaire pour obtenir la même information et cette dernière est reçue plus rapidement et est plus précise », explique-t-il.