Ne pas tenir compte de l’écart grandissant entre vos processus internes et les optimisations réalisables à l’aide de nouvelles technologies peut réduire la juste valeur de votre entreprise sur le marché.
D’autre part, l’effet de levier de ces capacités peut générer autant que 25 % à 40 % de rendement du capital investi (RCI) par un accroissement de l’efficacité de la communication interne, qui améliore en retour le service à la clientèle et les profits.
La plupart des gens conviennent qu’au cours de la dernière décennie, la technologie a profondément modifié notre façon de travailler, d’interagir et de faire des affaires. Bien que cela touche les individus de nombreuses façons, plusieurs transformateurs de matière plastique n’ont pas encore intégré ces nouvelles technologies pour optimiser leurs activités. Il s’agit avant tout d’obtenir de l’information fiable et précise afin d’atteindre plus rapidement les résultats visés, de la manière la moins coûteuse et la plus efficace possible.
Voici une analyse des écarts dans les processus d’un transformateur de matière plastique – Vérifiez rapidement vos résultats en les comparant aux 10 écarts d’efficacité les plus communs.
ÉCART NO 1. Une multitude des systèmes internes
Dans de nombreuses entreprises, les activités sont gérées essentiellement avec des séries logicielles standards et indépendantes axées sur la comptabilité qui font usage de systèmes de base de données et de feuilles de calcul personnalisées. Malgré leurs fonctionnalités et leur utilité pour les différents services, les ressources sont gérées à l’intérieur d’une « bulle » et sont totalement inefficaces à communiquer en temps réel l’information essentielle, ce qui cause un chevauchement et une suite de défaillances ponctuelles.
ÉCART NO 2. La collecte des données intégrées provenant de l’usine
Les données de l’usine de fabrication comprennent les résultats des tests de qualité qui sont fréquemment inscrits par les opérateurs dans des documents écrits à la main, puis recopiés manuellement dans un tableur et souvent dans d’autres bases de données pour une analyse éventuelle. La cohérence, l’exactitude, la lisibilité et les délais vont tous avoir une incidence négative sur ces processus qui peuvent signaler au personnel des problèmes potentiellement évitables.
L’acquisition des données de l’usine fournit immédiatement des renseignements vitaux comme les statistiques d’assurance de la qualité, les coûts réels par rapport aux coûts estimatifs pour l’établissement des prix des produits, les délais de livraison, le suivi de l’inventaire qui calcule l’utilisation des matières premières et le compte des produits finis. Ces données sont utilisées pour générer de l’information financière en temps opportun, ainsi que les contrôles des lots et des séries de produits, qui sont souvent essentiels pour automatiser l’expédition et la facturation des documents.
ÉCART NO 3. L’examen quotidien des résultats de production
Pour un transformateur de matière plastique, générer automatiquement les indicateurs quotidiens de profits de la production, comme le total de la contribution quotidienne en dollars pour les coûts des matières, les temps de livraison, l’efficacité de la vitesse de production, les temps d’arrêt, les rejets, et l’efficacité des matières premières, est essentiel pour une prise de décision rapide des mesures correctives. Au contraire, le fait de saisir les entrées et de produire les rapports manuellement afin de générer ces mesures quotidiennes est un processus coûteux et redondant qui entraîne souvent des variances à la fin du mois.
ÉCART NO 4. Un travail manuel effectué à partir de documents manuscrits ou de feuilles de calcul
À moins de circonstances exceptionnelles, l’enregistrement des données de base de l’entreprise ou du rendement sur papier ou même sur des feuilles de calcul indique que la technologie n’a pas été mise en place pour répondre aux besoins organisationnels. Cela démontre que les données ne sont pas communiquées ou utilisées afin d’améliorer considérablement la prise de décision des dirigeants.
ÉCART NO 5. Faire des photocopies, des télécopies, des numérisations et l’envoi manuel de courriels
Dans la plupart des environnements, les technologies de photocopie et de télécopie sont déjà devenues une chose du passé. Cependant, beaucoup d’entreprises ont toujours recours à des processus manuels, par exemple pour l’envoi de courriels dans le cadre de la confirmation d’une commande ou du processus de mise en œuvre ou même pour numériser la documentation postproduction. Ceci est une indication que le système ne dispose pas de capacités de communication électronique intégrée qui font partie du processus de base, ce qui risque de se traduire par une réduction du service à la clientèle et des prix élevés.
ÉCART NO 6. Les processus de dénombrement et de localisation de l’inventaire
Le dénombrement fréquent des stocks est un signe évident du manque de fiabilité des contrôles et de la prise d’inventaire. Les transformateurs de matière plastique doivent parfois utiliser des recettes qui intègrent des matières rebroyées ou gérer un procédé composite de co-extrusion ou des recettes de matière plastique multicouche qui ajoutent à la complexité. Le dénombrement automatisé du matériel sur la chaîne de production fournit une information fiable sur le matériel disponible alors que les systèmes de localisation de l’inventaire vont suivre automatiquement les quantités de stocks par séries et sous-location, ce qui permet d’économiser du temps et fournit une information financière précise et des renseignements exacts sur l’approvisionnement, l’expédition et la facturation.
ÉCART NO 7. Une procédure fastidieuse de clôture de fin de mois
Les entrées répétitives automatisées dans le GL, les inscriptions d’exercices automatisées comme le matériel reçu qui n’a pas encore été facturé par les fournisseurs ainsi que le rapprochement bancaire et la comptabilité de vérification du grand livre auxiliaire sont essentiels pour une clôture rapide du mois (cela exige évidemment un bon système d’inventaire). Une pratique exemplaire veut que les états financiers soient produits dans les 5 jours ouvrables suivant la fin du mois.
ÉCART NO 8. Quelles sont vos procédures d’expédition, de facturation et de réception?
Est-ce que vous devez entrer manuellement les documents d’expédition tels que les bordereaux, les connaissements, les factures commerciales, l’avis préalable d’expédition (APE) ou la certification de matériel? Les expéditions sont-elles numérisées? Les factures sont-elles générées automatiquement? Ces tâches manuelles s’approprient vos ressources et sont sujettes à des erreurs, tout en augmentant les frais généraux.
ÉCART NO 9. Planification de la production et établissement du calendrier
L’utilisation de tableaux blancs et de feuilles de calcul pourrait faire le travail, mais ils sont chronophages et représentent un bien piètre moyen de communiquer les informations de planification à l’échelle de l’entreprise à votre équipe de production et de service à la clientèle. Ils ne prennent pas non plus en considération les performances réelles des dépassements et leur impact sur l’équipement en aval, les ressources et le matériel.
ÉCART NO 10. Qui sont les responsables de l’amélioration interne des processus et comment sont-il choisis?
L’écart le plus important dans les entreprises de fabrication de produits de plastique est probablement de ne pas avoir un plan d’amélioration continue des processus avec des membres expérimentés de votre équipe, appuyés par une expertise externe qui fournit un aperçu des meilleures pratiques ainsi que les bonnes modalités de mise en œuvre.