Pierre Maillet

09/07/2020

Pensez à l’année dernière. L’économie était en plein essor, les machines fonctionnaient jour et nuit, les régimes de retraite 401k grimpaient en flèche et notre principale préoccupation était de trouver de la main-d’œuvre supplémentaire. Moins de douze mois plus tard, nous avons un nouvel ensemble de priorités et de préoccupations. Nous avons découvert combien la vie et les affaires peuvent être vulnérables. Nous avons appris à nous adapter et à improviser, et à tirer profit des possibilités offertes par de nouvelles approches.

À la maison, la table de la cuisine a été transformée pour que nos enfants puissent suivre leur enseignement à distance. Nous avons modifié nos habitudes en ligne pour commander le nécessaire, depuis les fournitures, l’épicerie et la pizza. Et nous avons appris à apprécier les réunions sociales virtuelles avec la famille et les amis.

Mais ces changements au niveau familial ne se comparent pas aux changements nécessaires au bureau, dans les aires de production et l’ensemble de l’usine. Nous avons appris que les grands rassemblements peuvent représenter des risques pour la santé; et que personne, du directeur général à l’opérateur de machine, n’est à l’abri. Nous avons appris à travailler à partir de la maison. Et certaines entreprises qui n’étaient pas préparées ont découvert, souvent à leurs dépens, que la collaboration avec les collègues, les clients et les fournisseurs représentaient un défi.

Passage au numérique

Aujourd’hui, tout comme auparavant, les transformateurs de matières plastiques se concentrent l’équipement et les technologies de pointe afin d’accroître leur vitesse de production et leurs capacités. Nous attendons encore une fois d’assister aux expositions NPE et K pour découvrir les progrès réalisés en matière d’équipement de production et adopter ce qui nous octroie un avantage concurrentiel, tout en côtoyant nos fournisseurs de longue date. Mais quel pouvait être cet avantage ces derniers mois; qu’avons-nous découvert?

Bien que les transformateurs de matières plastiques aient mis en œuvre plusieurs améliorations au cours des derniers mois, les outils numériques ont, pour la plupart, été sous-utilisés, si ce n’est totalement ignoré. Tout en offrant des avantages spectaculaires et un rendement très élevé des investissements, le monde numérique tire profit de l’interaction collective et rationalisée de la collaboration sur le Web, le suivi en temps réel de la production par des contrôleurs programmables, les applications d’affaires intégrées et les capacités des portails aux clients B2B.

Alors que de nombreuses industries ont adopté immédiatement les outils et les pratiques B2B, ces derniers mois ont révélé certains écarts importants pour les transformateurs de matières plastiques. En dépit de la paralysie des chaînes d’approvisionnement, et parfois en dépit d’un manque de personnel, les transformateurs de matières plastiques qui fournissaient des trousses de dépistage, des écrans faciaux, des pièces de ventilation et d’autres produits, étaient considérés comme un service essentiel et sont restés en activité tout au long de la pandémie. Pendant ce temps, plusieurs personnes ont réalisé que leurs capacités B2B en place, le cas échéant, rapidement dépassées par le volume important, étaient en grande partie inefficaces. Par conséquent, plusieurs sont revenus aux courriels, aux textos et aux appels téléphoniques, ainsi qu’à d’autres processus manuels intensifs. Le résultat a été une connectivité peu fiable, un accès limité à l’information, des retards dans les réponses et une frustration grandissante.

Pour les transformateurs de matières plastiques, faire face à la crise n’était que le début et il était impensable de conserver le statu quo. La souplesse et la réactivité sont les nouveaux mots clés; et la survie à long terme dépendra de la capacité à adopter les nouveaux outils, les idées et les pratiques exemplaires qui soutiennent ce nouveau paradigme. Nous vivons dans un monde numérique. L’époque où nous utilisions des feuilles de calcul, une planification sur papier, des réunions en personne et d’autres pratiques d’entreprise inefficaces est révolue. Les transformateurs de matières plastiques qui ont fait un investissement dans les technologies de l’information Web vont traverser la pandémie avec un avantage concurrentiel.

En plus des avantages opérationnels et de l’amélioration de la collaboration interne pour l’entreprise, les capacités numériques et l’engagement envers celles-ci vont devenir un facteur clé de différenciation aux yeux des clients. En fait, il s’agit d’une véritable révolution pour plusieurs fabricants qui évaluent les fournisseurs. Les clients apprécient la valeur d’une communication transparente, une connectivité fiable et un accès en ligne à de l’information en temps réel provenant de l’aire de production.

Alors, si votre intérêt envers l’ère numérique se limite au cellulaire, il est maintenant temps de passer à la vitesse supérieure. Voici quelques éléments qu’il vous faut prendre en compte pour faire progresser votre entreprise.

Le travail à distance

Le bureau à domicile a ses avantages autant pour les employés que pour l’entreprise. Contrairement aux prévisions de certains, les études montrent que le travail à la maison augmente la productivité. En moyenne, les employés travaillent à distance 1 jour ½ de plus chaque mois que leurs homologues au bureau. Cela se traduit par trois semaines supplémentaires par année. Du point de vue de la compagnie, cette stratégie de travail adaptative augmente la satisfaction de l’employé, réduit les départs et les absences non planifiées, ainsi que les réunions inutiles, les embouteillages et les dépenses associées aux espaces de bureau inutiles.

La création d’un environnement de travail à distance n’a pas à être complexe ou coûteuse. Cependant, il exige une infrastructure informatique appropriée. Une architecture sur le Web fiable d’un système d’entreprise intégré fournira à l’ensemble des gestionnaires un accès en temps réel à l’information.

Bien que chaque emploi ne puisse être fait à distance, le télétravail est idéal pour un grand nombre de fonctions administratives. Par exemple, un accès Internet permet à l’ensemble des membres des services à la clientèle et de l’équipe comptable de travailler à l’extérieur. En outre, les membres des services des ventes, du marketing, de l’approvisionnement et des ressources humaines sont également de bons candidats pour travailler à distance. En outre, tous les systèmes internes comme la saisie des commandes, la planification de la production et la surveillance, la gestion de l’inventaire, les achats, la facturation et la comptabilité devraient être accessibles à distance.

De même, des tableaux de bord permettent aux propriétaires d’entreprise et aux gestionnaires d’avoir accès à distance à un large éventail d’information en temps réel, de suivre les progrès et de surveiller le rendement. Les tableaux de bord peuvent être consultés de l’extérieur de l’usine sur un ordinateur portable, une tablette, un cellulaire ou tout autre dispositif intelligent. De même, vous pouvez utiliser la technologie pour moderniser un peu l’atelier — les tableaux de production peuvent être affichés sur un grand écran dans l’aire de production afin de présenter les horaires de production des machines en temps réel.

Selon les experts, les futures menaces biologiques restent une possibilité très réelle. En tant qu’êtres humains, nous sommes toujours vulnérables à de nouveaux virus, aux bactéries résistantes aux antibiotiques et aux attaques à notre santé et notre bien-être. Par conséquent, l’obligation du port du masque, la distanciation sociale et le télétravail deviendront probablement des procédures opérationnelles normales à l’échelle mondiale dans un avenir prévisible. Il est maintenant temps d’élaborer une stratégie de télétravail à long terme qui pourra appuyer votre entreprise et vous permettre de fonctionner, que vos employés soient dans leurs bureaux ou à l’autre bout de la ville.

Prospection et ventes

Depuis un certain temps maintenant, nous ne pouvons plus prendre l’avion ou l’auto pour visiter des clients potentiels. Les voyages d’affaires sont coûteux et peuvent être épuisants, à la fois mentalement et physiquement, pour les employés de première ligne. Toutefois, ce qui contribue le plus à cette tendance est les avantages, la variété et la grande disponibilité d’une gestion efficace des ressources aux clients (salesforce.com, Pipedrive, etc.), et des outils de réunion collaborative.

WebEx, Go to Meeting, Microsoft Teams, Zoom, FaceTime, et d’autres outils de visioconférence sur le Web rend les ventes peu coûteuses et peuvent être utilisés à partir du domicile ou du bureau. Ces applications de réunion virtuelle permettent le partage d’écran, les vidéos et les démonstrations à distance. En même temps, tous les échantillons physiques nécessaires peuvent être aisément expédiés par messagerie au client potentiel avant la rencontre.

Les devis peuvent être transmis instantanément par courriel et/ou affichés dans la zone client de votre site Web. De même, ces devis peuvent être intégrés et automatisés à l’intérieur de votre logiciel interne d’entreprise pour un service plus rapide. L’automatisation améliore l’efficacité et permet aux équipes des ventes d’envoyer davantage de devis chaque semaine, ce qui se traduit par un plus grand nombre de commandes.

Commandes d’inventaire géré par le fournisseur

Imaginez, vous n’auriez pas été aussi vulnérable au cours des derniers mois si vos clients avaient eu des produits en consignation et que vous aviez eu ces stocks prêts à être expédiés! Envisagez une mise à jour de votre site Web pour soutenir les capacités de consignation B2B. De telles capacités permettent aux clients de créer des rapports d’utilisation pour les inventaires consignés et de générer automatiquement des factures dans votre système interne.

Ces fonctions, et d’autres fonctions connexes peuvent être entièrement intégrées dans les systèmes internes des fournisseurs ou des transformateurs de matières plastiques. L’accès à la zone B2B de votre site Web permet à vos clients de passer des commandes directement selon les semaines d’utilisation calculées à partir de leurs antécédents de consommation. Imaginez l’impact de ces fonctionnalités sur la fidélité de la clientèle.

Suivi des commandes en ligne

Un environnement numérique fait en sorte que les membres de votre équipe peuvent se concentrer sur les activités essentielles de l’entreprise en permettant aux clients, dans certains cas, d’utiliser directement certaines ressources. Nous avons tous déjà passé une commande en ligne et avons attendu son arrivée avec une pointe de fébrilité. Nous nous sommes connectés aux sites Web d’UPS ou de FedEx, avons entré le numéro de suivi et suivi les progrès du traitement de la commande et de l’expédition. Depuis l’entrée de commande à la planification, la production, l’expédition, la livraison et la facturation — le processus permet aux clients non seulement de passer des commandes en ligne, mais de suivre chaque étape du statut d’une commande. Le suivi en ligne est pratique pour le client et économise du temps sur le suivi téléphonique du statut des commandes.

La capacité d’offrir aux clients un accès sur demande au statut des commandes n’est pas particulièrement coûteuse ou complexe. L’efficacité du processus exige toutefois une intégration fiable et homogène des sites Web B2B avec les systèmes internes de l’entreprise.

Suivi des problèmes 

Tout comme avec le suivi des commandes en ligne, le suivi des problèmes est un autre avantage résiduel d’un site Web axé sur l’entreprise. Fournir aux clients un moyen de suivre les rapports de problèmes déclarés réduit les appels de service. De nombreux systèmes de suivi des billets de service peuvent être liés aux systèmes internes afin de produire des rapports et faire le suivi des mesures de l’assurance qualité (AQ) qui doivent être mises en place rapidement. Le processus permet également de communiquer l’information sur les tests d’AQ de la production afin de résoudre les problèmes.

Les systèmes de soutien à la clientèle sont disponibles en ligne et peuvent rapidement résoudre des problèmes d’une manière efficace et organisée. Examinez de plus près votre processus d’AQ actuel. Est-ce que des problèmes non résolus passent à travers les mailles du filet? Est-ce que les plaintes des clients sont à la hausse? Le processus est-il automatisé et disponible en ligne?

Personnel de la planification de la production

Avant la pandémie, de nombreux transformateurs de matières plastiques ont été confrontés à une constante pénurie de personnel de production qualifié. Pour aggraver les choses, les travailleurs expérimentés ont été mis en quarantaine, ce qui limitait davantage la disponibilité des programmeurs, des opérateurs de machine, des planificateurs et d’autres ressources.

La coordination des quarts de travail et l’appel des opérateurs exigent une planification minutieuse — particulièrement en cette période. Tirer parti d’un outil basé sur le Web pour identifier et établir l’horaire du personnel en fonction de leurs compétences et de vos besoins de production est essentiel à votre entreprise. Prenez du recul et examinez comment cela est fait. Quel est votre processus actuel pour déterminer les besoins et les horaires des opérateurs?

Une nouvelle ère pour les entreprises

Au moment où vous lubrifiez votre machinerie et retournez au travail, vos pensées sont probablement orientées vers la sécurité des employés, les flux de trésorerie, la production, une nouvelle évaluation des prévisions et ainsi de suite. Mais vous devriez également trouver un peu de temps pour penser où, quand et comment vous pouvez tirer profit des outils numériques d’aujourd’hui.

Alors que la plupart des industries se sont adaptées à l’ère du numérique, de nombreux transformateurs de matières plastiques ont été lents à adopter ses outils, pratiques et méthodologies. Le défi doit être relevé dès le départ avec des systèmes d’entreprise intégrés qui comprennent des éléments clés comme une architecture basée sur le Web et des capacités B2B.

En tant qu’êtres humains, en tant que société et en tant qu’entreprise, 2020 a été un rappel brutal de notre vulnérabilité. Les transformateurs de matières plastiques qui n’ont aucun processus de communication numérique d’entreprise ou de capacités à distance et qui insistent pour conserver des approches traditionnelles se retrouvent dans une position désavantageuse dans la planification et la production de commandes critiques et la livraison de produits aux clients. L’environnement économique est en évolution; et les transformateurs de matières plastiques férus de technologies seront mieux placés pour profiter de ses avantages.

Rédacteur :

Pierre Maillet est président de CyFrame International Enterprises Inc. Diplômé de l’Université d’Ottawa, Pierre est un comptable professionnel agréé. Auparavant, il a travaillé comme spécialiste en applications logicielles (Hewlett Packard) et consultant en gestion informatique (KPMG). Aujourd’hui, en tant que dirigeant de CyFrame, Pierre aide les fabricants de produits en plastique et d’outillage à améliorer les gains d’efficacité et la rentabilité de la production.