El panel de resumen ejecutivo permite a los miembros de la dirección visualizar información crítica en tiempo real acerca del funcionamiento de la empresa y la planta de una manera agradable y que facilita la interpretación. Los valores comúnmente denominados indicadores clave de rendimiento (KPI, por las siglas en inglés de Key Performance Indicators) son medidas que ofrecen una visión general pero adecuada del negocio: ventas, productos, operaciones, inventarios, datos financieros, etc.

Aunque los páneles de resumen ejecutivo son diseñados principalmente para ejecutivos de alto nivel, estos pueden configurarse adicionalmente para que se centren en partes específicas del negocio y dar información relevante para los mandos de nivel medio. La importancia de los KPI y los páneles es que presentan información crítica en un formato fácil de interpretar. Si se desea un poco más de detalle, es posible realizar una consulta (desglose) para poder realizar un análisis y tomar decisiones.

Exploremos los siguientes parámetros: Información crítica y facilidad de interpretación.

Información crítica

Es importante medir aquellos parámetros que son importantes para el éxito del negocio, esta es la base de los sistemas de medición en general. Cualquier otra medida, que no esté alineada con los objetivos de la empresa, dirigirá las actividades y decisiones en la dirección equivocada. Por consiguiente, los páneles de KPI deben estar alineados a los objetivos de la compañía así como al soporte y a la atención al cliente (entrega a tiempo, rentabilidad de la producción, pedidos registrados y enviados). Naturalmente, los KPI variarán en función de la naturaleza del negocio que se está midiendo. Un fabricante de plásticos se preocupará mucho más por la utilización eficaz de los recursos de más alto costo en términos de planta y equipo (capacidad de producción, eficiencia y tiempo de inactividad).

Los ejecutivos de alto nivel en una empresa de transformación de plásticos desearán, sin duda alguna, dar seguimiento a los indicadores financieros al igual que cualquier otra empresa: parámetros como las ventas, ganancias, y retorno de la inversión. Cuando se trata del desempeño operativo, la atención se centrará en el cumplimiento de los tiempos, tener el inventario adecuado para soportar la producción y la demanda de los clientes, y la calidad, entre otros.

El panel informativo de un fabricante de plásticos seguramente incluirá indicadores de desempeño operativo por día, por semana o por mes para algunos de los siguientes parámetros (o incluso para todos ellos):

• Porcentaje de la capacidad de producción realizada
• Tiempo de inactividad
• Desperdicio por tipo o causa
• Rentabilidad por turno
• Valor actual del inventario
• Ventas generadas por grupo o proceso
• Entrega a tiempo
• Flujo de caja
• Cuentas por pagar / Cuentas por cobrar (por compañía y por moneda)
• Rendimiento real con alertas basadas en el rendimiento estándar
• QMediciones de calidad específicas para tipos de procesos y de productos
• Rotación de inventarios, tanto de materias primas como de productos terminados
• Desempeño de la entrega de resina, niveles de inventario y / o precios

Facilidad de interpretación de los datos

Los páneles KPI normalmente emplean colores para indicar los resultados y las varianzas (verde – todo está bien; amarillo – existe una preocupación pero no es crítica; rojo – se requiere atención inmediata) con el fin de presentar la información de manera más comprensible y que permita identificar rápidamente cualquier cosa que pueda requerir atención. El punto es dar información rápidamente sobre los aspectos del negocio que están ejecutándose adecuadamente y permitir al ejecutivo concentrarse en las partes dónde realmente se necesita su atención, sin tener que recurrir a varios informes o incluso utilizar el software de soluciones de negocio.

Los ejecutivos rara vez tienen tiempo para indagar en el sistema ERP con el fin de realizar seguimiento del desempeño y analizar el negocio; de hecho no deberían tener que hacerlo. El panel debe resumir y presentar información relevante que le permita al ejecutivo:

• Configurar su panel destacando los KPI que considere más relevantes
• Enfocarse rápidamente en el estado general de la empresa y centrarse dónde más se requiera su atención y represente mayor beneficio.

Cuando los KPI son definidos adecuadamente, son capaces de alertar al ejecutivo cuando alguna situación adversa está en desarrollo. Asimismo, pueden ayudarle a las empresas a prevenir serios desafíos al mantener al tanto a los tomadores de decisiones para evitar un problema antes de que el impacto llegue al nivel de servicio al cliente, ventas o rentabilidad.

Recuerde que más no siempre es sinónimo de mejor. Tener demasiados KPI en su tablero de control puede no sólo desviarlo del objetivo principal – que es concentrarse en los aspectos críticos del negocio – sino que además puede distraer al usuario de los asuntos que realmente importan. Como regla general, de cinco a siete medidas son ideales para cada una de las siguientes áreas: finanzas, ventas y resultados de la planta y más de siete darán como resultado un tablero de control difícil de manejar y poco útil..