¿Cuántas veces al año debe llamar a sus clientes para pedir prórrogas?
¿Cuántas veces a la semana tiene que mover montañas para dar cabida a los requerimientos de último minuto de sus clientes?
La primera vez que un cliente realice una compra a su empresa, lo hará con base en las promesas realizadas; después de eso, todo depende de que se hayan cumplido esas promesas. Y usted tendrá que demostrarlo en cada una de las entregas que le haga a ese cliente… de no ser así, tal vez no haya una próxima vez.
Una empresa hace una promesa cada vez que acepta una orden de compra con una fecha de envío específica. Y no hay duda de que la empresa tiene toda la intención de cumplir con esas fechas. Pero a veces, la realidad se interpone en el camino – errores, sorpresas, o simplemente una mala planificación puede inhibir la capacidad de cumplir con plazos de entrega al cliente.
Los procesadores de plásticos y sus clientes no tienen por qué ser las víctimas de estos desafíos a las entregas a tiempo. Existen algunos errores básicos y retos que son las principales razones por las que el trabajo no puede ser completado a tiempo. Y todos ellos pueden evitarse.
Desafío: Faltantes de Material
La escasez de material puede afectar incluso a la mejor planificación de producción y causar un daño incalculable a la productividad y a las entregas a tiempo. Podría parecer que los problemas materiales no son un problema importante en una industria que a menudo emplea relativamente pocas materias primas. Sin embargo, quedarse sin material es un problema demasiado común con muchas causas fáciles de identificar.
La mayoría de los procesadores de plásticos se basan en datos posconsumo para la contabilidad y la generación de reportes puesto que es difícil, si no imposible, registrar el uso real de la materia prima a medida que este ocurre.
El posconsumo es una función del sistema que deduce la cantidad de materia prima, aditivos y otros materiales de inventario que se asume se han utilizado cuando se reporta que los productos han sido terminados. El posconsumo puede funcionar bastante bien, siempre y cuando el registro de la producción se haga con precisión y de manera oportuna. La única manera de asegurar el reporte oportuno y exacto es a través de la recopilación de datos automatizada. Su sistema de inventario y MRP/ERP debe soportar el reporte directo a través de pantallas táctiles en el piso de producción, escáneres de códigos de barras e interconexión de máquina a través de PLC, con la actualización de la base de datos y el seguimiento en tiempo real.
Un problema adicional del posconsumo es su dependencia de la lista de materiales (receta principal o suplente, fórmula) para especificar el uso previsto. Las listas de materiales no siempre incluyen una provisión de pérdidas, pérdidas en el arranque, o el uso de material inusual (rechazos y otros problemas de calidad). La cantidad posconsumo es el uso “estándar” de acuerdo con la lista de materiales. Los trabajadores de la planta deben ser incentivados a reportar este uso extra a medida que ocurre con el fin de mantener registros de inventarios precisos.
No olvide que los paros en producción pueden ocurrir por la falta de materiales y/o partes aparentemente insignificantes. La falta de suficientes tapas, insertos, etiquetas, mangas, cajas u otros componentes auxiliares pueden ser causantes de demoras o paros en la producción y el envío en la misma medida en la que lo es la falta de pellets (resina). Y a veces el componente necesario sí está en la planta, pero simplemente no puede ser localizado a tiempo para mantener la producción activa de acuerdo con la programación. Debe hacerse un seguimiento de todo el inventario de manera continua, utilizando la tecnología apropiada para la precisión en tiempo real (códigos de barras, pantallas táctiles, pantallas y dispositivos montados en montacargas) con procesos de validación apropiados tales como el conteo de ciclos.
Los cambios en la receta o en las listas de materiales pueden distorsionar también la disponibilidad de inventario ya que el sistema puede estar disminuyendo el material equivocado, afectando el registro de inventario tanto para el material antiguo como el nuevo material. Los cambios en ingeniería y órdenes de trabajo deben generar alertas para la compra de los nuevos requerimientos de inventario de manera automática y deben establecerse las prioridades de compra con el fin de generar la advertencia con suficiente antelación para obtener suficiente material antes de que se requiera. Las recetas alternas (sustituciones) también representan una amenaza para la precisión en el inventario y la planificación. Cuando se utilizan recetas alternas, asegúrese de que el uso correcto sea registrado en el sistema de seguimiento para mantener registros de inventario en línea.
Otra causa común de la escasez son los sobrecostos de producción. Generalmente hay una tentación común de dejar que las máquinas sigan produciendo después de que la cantidad necesaria se ha completado – ya sea para utilizar el material que queda en la tolva o bombona, para terminar el turno de trabajo (o trabajar hasta el descanso o almuerzo) antes del cambio, o debido a la sensación de que las corridas largas son más económicas. El problema es que el material fue planeado para la cantidad programada y material adicional utilizado debería haberse reservado para la siguiente corrida. Incluso si se reporta correctamente, el consumo de material extra tiende a causar una escasez ya que la reposición puede tomar tiempo y puede que no sea posible antes de la siguiente corrida que necesita ese material. La solución: seguir planificando materiales a través de la planeación de requerimiento de materiales (MRP), monitorear si el inventario de seguridad es adecuado y monitorear el uso inesperado a la vez que se incentiva a los operarios para no exceder las cantidades planeadas en la producción.
Desafío: Tiempos de inactividad inesperados en la producción
Sobra decir que los tiempos de inactividad inesperados en la producción pueden ocasionar grandes problemas en la planeación de la producción y dificultar las entregas a los clientes en el tiempo prometido. Un programa de mantenimiento preventivo puede ser una ayuda importante para mantener el equipo funcionando sin problemas, teniendo en cuenta que estos mantenimientos deben ser comunicados y verse reflejados en el calendario de producción. Es fundamental que el equipo que va a ser sometido a mantenimiento sea bloqueado en el calendario de producción para que otros usuarios puedan hacer la planificación teniendo en cuenta que dicho equipo no va a estar disponible. También asegúrese de que no se encuentren fuera de servicio por mantenimiento de manera simultánea varias máquinas o máquinas críticas a menos que los procesos estén conectados y sean interdependiente, caso en el cual los programas de mantenimiento coordinados permitirán optimizar la disponibilidad de recursos.
Cada promesa rota es una oportunidad para que un competidor pueda intervenir y quitarle una excelente oportunidad de negocio que usted tenía en las manos y debía haber sido suya. Los clientes esperan que sus órdenes sean cumplidas según lo pedido, que estén completas y sean entregadas a tiempo. Las fallas en las entregas pueden destruir rápidamente años de confianza. Recuperar la confianza después de un incumplimiento siempre es difícil y a menudo imposible.