¿Cuándo fue la última vez que usted se preocupó por revisar sus procesos internos? Si esto no ocurrió en el último año, entonces usted no se necesita ser un cinturón negro en Six Sigma para que esto genere una alerta.

Usted puede pensar que dado que los procesos fueron revisados previamente, los mismos ya están optimizados. Usted puede pensar que sus procesos de negocio están funcionando eficazmente y que revisarlos no es una prioridad, pero sí debería ser.

Con todos los cambios en la tecnología, las nuevas prácticas de gestión de negocios, los nuevos métodos de fabricación y las nuevas tendencias en control de calidad, las iniciativas de procesos de mejora continua resultan directamente en ganancias para la gestión de la compañía. Usted debe tener en cuenta que una de las principales razones para el fracaso de las empresas es que éstas siguen haciendo las mismas cosas una y otra vez hasta que es demasiado tarde.

Una vez que empezamos a ir más a fondo en los detalles es habitual encontrar fallas racionalizadas como “errores simples”, tales como tener la lista de materiales (BOM) equivocada, inventarios inexactos disponibles, la falta de control en la calidad de los productos, retrasos en las entregas, recursos ineficientes y sistemas internos pesados, para nombrar unos pocos. Mientras que las empresas que fracasan eventualmente sucumben debido a la falta de recursos financieros, todo apunta a una sola área: La falta de adaptación y optimización de sus procesos internos y los procedimientos necesarios para manejar sus negocios de manera más eficiente.

Como propietario o gerente general, ¿Domina usted los detalles de sus procesos internos de negocios y los mide con metas de indicadores clave de rendimiento (KPI, por las siglas en inglés de “Key Performance Indicators”)?, ¿Sabe usted si su proceso es óptimo?, ¿Tiene un plan de acción para mejorarlo de forma continua? Si no sabe o si no está seguro, a continuación proveemos algunas indicaciones acerca de aquello que puede acercarlo al fracaso y presentamos algunos consejos sobre cómo puede usted comenzar a evaluar sus propios proceso de negocio.

Desarrolle un proceso de revisión de gestión con metas de Indicadores Claves de Rendimiento (KPI: Key Performance Indicator)

Determinar los KPIs más importantes es el punto de partida en la revisión de sus procesos internos. Rara vez estos son los indicadores utilizados en los estados financieros convencionales y es importante reducirlos a no más de 5 a 10 indicadores. Estos deben ser las metas que al ser alcanzadas, asegurarán que los resultados financieros serán alcanzados.

En el procesamiento de plásticos, estos KPIs pueden incluir:

• Ventas de nuevos productos
• Precio por libra vendida
• Contribución de la producción generada (es decir, el valor de ventas costos menos el costo de la materia prima) por turno de trabajo
• % de la capacidad disponible utilizada
• % de material molido generada por libra de resina virgene
• % de entregas a tiempo
• Costo de los productos devueltos. Por nombrar algunos de las más importantes.

Estos KPIs pueden variar en función del tipo de procesamiento de plástico y del tipo de productos que se producen para mercados particulares. Es extremadamente importante que éstos identifiquen resultados con el fin de permitirle a los gerentes discutir qué acciones o controles se deben poner en práctica para alcanzar los objetivos. El hacerlo se traducirá rápidamente en mejoras de procesos.

Los dueños de negocios y el gerente general deben asumir plenamente la responsabilidad en el establecimiento de los KPI y deben poner en marcha un proceso periódico de revisión de gestión con los gerentes que son claramente responsables de esos indicadores. Los gerentes deben estar facultados para adoptar las responsabilidades establecidas en las reuniones de revisión de gestión para sugerir y hacer de manera proactiva los cambios necesarios en los procesos con el fin de lograr mejores resultados.

Optimice sus ventas, ingeniería, fabricación/recopilación de datos, distribución y proceso contable

¿Alguna vez ha tomado el tiempo para detenerse y analizar la manera en la que usted maneja las órdenes internamente?

¿Que tal examinar todos los pasos involucrados comenzando con la manera en la que las nuevas órdenes son creadas, cómo se planifica la producción, cómo se hace el seguimiento, (es decir, cual fue el tiempo de ciclo y costo real alcanzado), uso de la capacidad, rechazos y niveles de material molido?, pregúntese a sí mismo: ¿Cómo nos aseguramos, hacemos el seguimiento y registro de la calidad?, ¿Cómo hacemos la trazabilidad de procesos multi-pasos hasta el envío del producto?, ¿Cuánto esfuerzo está involucrado en la generación de la documentación incluyendo la orden, la orden de trabajo, todos los documentos de envío hasta la facturación? y ¿Esto se hace de manera eficiente paso a paso para asegurarse de que nada se pierde y todo queda debidamente reflejado en su estado financiero?

Comprender cómo se encuentra en cada uno de estos procesos es la clave para encontrar mejoras que pueden traducirse en los resultados que usted está tratando de lograr. Al igual que en los deportes, la diferencia entre el éxito y el fracaso del primer lugar al segundo lugar y a veces hasta el último lugar es extremadamente pequeña. Es un reto constante afinar sus procesos para ser el número uno. Antes de que cualquier sistema sea implementado, se debe buscar e identificar un completo entendimiento de un proceso óptimo. He aquí algunos ejemplos:

• Ventas: entrantes frente a la prospección de salida de ventas, actividades de ferias, actividades de ventas, de opción a prospecto y a confirmación de órdenes.
• Ingeniería: pasos en el diseño de nuevos productos, interacción con la producción y el cliente en el ensayo de nuevos productos, procedimientos e informes de seguimiento de aseguramiento de calidad, actividades de mantenimiento preventivo y el proceso de cambio de ingeniería.
• Fabricación / Recolección de datos: pasos de planificación de producción en orden de prioridades, haciendo el seguimiento de la producción materia prima-rechazos-productos terminados-resultados de material molido en tiempo real, reportes sobre los costos reales y la rentabilidad por turno de trabajo utilizando dispositivos de entrada de datos del PLC y de taller.
• Distribución: planificación de recepciones y entregas, planificación de ventas y requisitos de compra y proyecciones, proceso de revisión del precio de venta de la manipulación de los cambios de precios de las materias primas, lo cual es fundamental en la industria del plástico.
• Contabilidad: flujo de transacciones de cuentas por pagar y cuentas por cobrar integradas con las ventas de pedidos-facturación y la integración de sistemas de compra, la generación de los resultados del libro mayor para estados financieros y KPIs del proceso de producción, interacciones de contabilidad de costo y automatización de todos estos procesos.

Tener a los gerentes adecuados manejando las áreas clave de la empresa tal vez incluso con ayuda externa

Reclutar a las personas adecuadas en los puestos de gestión adecuados es lo que han logrado todas las empresas que sobresalen. Estos recursos deben ser expertos en su esfera de actividad y tener un perfil natural para el trabajo a mano y poseer la actitud correcta. La formación y orientación ayudará a mejorar las habilidades y actitud, pero es importante que usted tenga la gente adecuada sentada alrededor de la mesa de revisión de gestión. Cuanto más lejos esté de los candidatos perfectos, más propenso al fracaso será.

Aunque estos gerentes puedan tener las habilidades básicas y la actitud, no debe suponerse que son expertos en áreas específicas. La contratación de un experto para guiarlo a través de lo que se considera la excelencia en los procesos específicos o la implementación de programas como la generación de ventas entrantes, Six Sigma o manufactura lean, por ejemplo, sólo le ayudará a asegurarse de que usted está invirtiendo sus esfuerzos en la dirección correcta.

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